クラウドを利用した「案件ファイル」共有を開始しました

　４月から新しい事務所　神戸むらかみ法律事務所　で執務しています。
　
　新しい事務所でやりたいことの一つとして、

「弁護士のサービス自体を未来型にしたい」

ということがあります。

　その第一弾として、

・　テクノロジーを使って、依頼者の皆様にできるだけ、情報を速くお届けする

・　依頼者の立場で、ストレスなく、必要な情報をいつでも見られるようにする

ために、クラウドサービス（Dropbox）を利用した「案件ファイル」共有サービスを開始しました。

　弁護士が持っている「案件ファイル」を、依頼者の皆様も手元に持っていただき、ともに歩んでいくイメージです。

　依頼者の方に「これからの世界で当たり前レベル」の便利さをいち早く、という思いです。
　一方で、情報管理の「安全性」にもこだわり、検討を重ねたうえでの導入です。
　情報管理の安全性へのこだわりは人それぞれですから、それぞれの感覚に応じて、極めて強度のセキュリティを確保したうえでの利用も可能ですし、そのやり方もお伝えしながら進めることができます。
　もちろん、クラウドを利用すること自体を好まない方は、従来どおり（郵送、メールでの）情報共有をしていただくことで全く問題ありません。
　どんなツールを使うかも、依頼者お一人お一人の自己決定です。

　クラウド「案件ファイル」共有は、技術的には全く大した話ではなく、Dropboxを利用するだけですが、「弁護士と依頼者の関係でどのように便利に、かつ、安全に使うか」をある程度具体的に突き詰めなければ実践までいきません。
　これが一見難儀にみえるので、まだ弁護士と依頼者の関係で利用される例は少ないようです。

　が、あくまで依頼者の立場に立って考えれば、ここを一歩進める意義は極めて大きいはずです。
　情報が速く得られること、整理されていることは、情報あふれ時の流れが速い現代で、人が自由に生きるために欠かせない要素ですから。

　私たちのこの取り組みは、少しだけ先の、弁護士サービスの当たり前になると確信しています。
　
以下、
神戸むらかみ法律事務所webサイト　トピックス https://kobem-law.com/news/292/　　より

　当事務所では、次の通り、希望される依頼者の方を対象に、Dropboxを利用した「案件ファイル」共有サービスを開始しました。

　最速で情報を共有でき、しかも、整理された状態で案件の全記録（初めから最近まで）を見ることができます。

　ですので、依頼者にとって、書類をやりとりしたり探したりするストレスは最小になり、

「案件の『中身』について、弁護士と依頼者がタイムリーに、じっくり話すこと、共に考えること」

がよりしやすくなります。

　今後も当事務所は、「これからの時代にふさわしいリーガルサービス」を日々アップデートしていきますが、今回のサービス開始もその一環ですので、ご活用いただければ幸いです。

Dropboxを利用した「案件ファイル」共有サービス

2022年６月１日　　　　 神戸むらかみ法律事務所

１　弁護士から依頼者へ書類を送る３つの方法

 

　当事務所では、依頼を受けた案件に関する書類をご送付する場合に、ご希望により次の３つの方法を選んで頂けます。

①　郵送

②　電子メールの添付ファイルにて送付する

③　Dropbox「共有フォルダ」をご利用いただく

 

２　Dropbox「共有フォルダ」をお勧めする理由　　

～　「弁護士と同じ案件ファイル」を手元に

 

　このうち、パソコンやスマートフォンを利用される方には、③の方法をお勧めしています。

 

　③Dropboxをお勧めする理由は、これによって、弁護士と依頼者とが、手元に同じ「案件ファイル」を持ちながら共に歩むことができるようになるからです。

　①②の方法では、当事務所から送付した資料を、依頼者がご自身で整理してファイルに綴じたり、パソコン上でも整理してフォルダ分けをしたりしなければなりませんが、③Dropboxを活用すれば、整理されたフォルダを見て、最初から現在までの事件記録をいつでも見ることができるようになります。

 

３　Dropboxは安全？秘密は守られる？




　Dropboxはいわゆるクラウドストレージの一つで、インターネット上で文書・表・図面などのファイルを共有し、複数人で見ることができるものです。

　インターネット上と言っても、見ることができる権限を当事務所と依頼者に限定しますので秘密を守ることができます。

　なお、誤って、依頼者本人以外の方とフォルダを共有してしまうことを防ぐために、当事務所では、まず依頼者にDropboxアカウントを作成していただいてから、そのアカウントの登録メールアドレスを教えていただき、そのアドレスに「共有フォルダ」の招待を送る、という手順を取っています。

　他人に「案件ファイル」を見られないようにするには、Dropboxへのログイン情報（特にパスワード）の管理が重要です。
　パスワードを他人に知られないようにすることが第一です。
　さらにセキュリティを強化したい場合は、「２段階認証」を有効にすることをお勧めします。

　また、他人と共用するパソコンでのDropboxへのログインは避けてください（ログイン状態が残ったり、パスワードが保存されてしまうなどのことにより、他の人があなたのアカウントでログインできてしまう可能性があります）。

　これらの注意点を守っていただければ、安全に、秘密に、Dropboxを利用することができます。

　以下のサイトに、アカウントを守る方法（「２段階認証」についても）が詳しく説明されていますので、一読ください。
　　　https://www.dropbox.com/security#account

 

４　利用開始の手順

 

　次の通りですが、導入方法やわかりにくい時は電話等で説明しますし、事務所にお越しいただいてご説明することもできます。

 

①　利用開始にあたって

　  Dropbox公式HP  https://www.dropbox.com/　 から、Dropboxアカウントを作成いただき、アカウントに登録されたメールアドレスを当事務所にお知らせいただきます。

　　プランは、個人用・無料のプラン（Dropbox Basic)で結構です。

　　既にDropboxアカウントをお持ちの方は、勿論そちらをお使いいただくことが可能です。

 

②　共有フォルダへのご招待

当事務所より、依頼者のお名前の共有フォルダ（例　「山田太郎（損害賠償請求事件）」）への招待をさせていただきますので、招待メール内にあるリンクをクリックすることで共有フォルダへのご参加をいただくことができます。

 

③　共有フォルダの利用

共有フォルダには、委任関係書類（委任契約書など）や、裁判所提出文書などを種類ごとにフォルダ分けして入れますので、いつでも参照（閲覧、ダウンロード）いただけます。

フォルダ分けやファイルの整理は、当事務所で行いますので、いつでもすっきりと見やすい状態で事件の記録を見ていただくことができます。

 

④　資料を送付いただくとき

依頼者から事務所に送付いただく資料については「送信用フォルダ（ご送付いただくとき）」フォルダへのアップロードをしていただくことで、メール添付より安全・快適に資料のご送付を頂くことが可能です。（ここは、従来どおりメール添付で共有いただいても構いません。その場合は、当方で共有フォルダに整理して保存します。）

 

⑤　フォルダの編集について

「送信用フォルダ（ご送付いただくとき）」のみ、依頼者の側でも、ファイルを新たに入れたり、編集したりしていただけます。

　　その他のフォルダは、当事務所側のみが編集可能（皆様は閲覧、ダウンロードが可能）という設定にします（依頼者が利用されているときに「誤ってファイルを削除してしまったらどうしよう」などという心配はしなくてよい設定にしています）。